Fonctionnalités

Fonctionnalités ProSuite

La suite d’outils pour piloter et développer votre activité

Que vous soyez un micro-commerçant, une TPE en structuration ou une PME en plein développement, ProSuite s’adapte à vos besoins et à votre rythme. Il peut être utilisé comme une simple caisse digitale pour enregistrer des ventes et gérer vos articles avec ou sans suivi de stock, ou comme une solution complète de gestion d’entreprise, intégrant la comptabilité, les ressources humaines, les achats, les projets et bien plus encore. Chaque fonctionnalité est activable à la demande, vous permettant de démarrer simplement et d’évoluer en toute sérénité.

Comptabilité

Le module Comptabilité de ProSuite vous permet de gérer l’ensemble de vos opérations financières, de la saisie comptable au bilan, dans le respect des normes locales comme l’OHADA. Il offre une intégration complète avec les autres modules (achats, ventes, paie, stock…) pour automatiser les écritures, centraliser les données et produire vos états financiers en un clic.

Plan comptable personnalisable (OHADA, bancaire, IFRS...)
Journaux comptables paramétrables (ventes, achats, banque, opérations diverses…)
Génération automatique des écritures comptables à partir des documents de vente, d’achat, de paie, etc.
Modèles d’écritures pour opérations récurrentes ou de régularisation
Gestion des pièces justificatives et des références de documents
Suivi automatique des comptes clients et fournisseurs : les paiements sont automatiquement liés aux factures concernées, assurant ainsi un lettrage automatique basé sur les documents
Paramétrage des taxes (TVA, retenues, etc.) avec calcul et ventilation automatiques
Rapprochements bancaires simples ou multi-mouvements
Comptabilité analytique par centre de coûts, projet ou activité
Budgétisation par compte avec suivi des écarts réalisés
Clôture d’exercice et report automatique des soldes
Écritures manuelles et contrôles via le journal général
Création automatique de comptes tiers à partir des fiches client/fournisseur
État de trésorerie et suivi de la position bancaire
Export des données vers Excel ou pour cabinet comptable

📊 Rapports comptables inclus

Grand livre général et analytique
Balance générale et balances par période
Journaux comptables (ventes, achats, banque, OD...)
État de résultat (Compte de résultat)
Bilan comptable
Rapports de TVA et déclarations fiscales
Rapports d’encaissements et décaissements
Rapport d’écart budgétaire
État de trésorerie prévisionnel (Cash Flow)

Exemple d’affichage du plan comptable personnalisable

Extrait d’un état financier généré automatiquement

Achats

Le module Achats de ProSuite vous permet de maîtriser l’ensemble de votre processus d’approvisionnement, depuis la demande interne jusqu’au paiement du fournisseur. Il centralise les commandes, optimise les niveaux de stock et offre un suivi rigoureux des fournisseurs, des délais et des coûts d’achat.

Demandes d’achats internes avec flux de validation
Création automatique des commandes fournisseurs à partir des demandes ou des niveaux de stock
Gestion des fournisseurs : notation, historique, conditions négociées
Réceptions d’articles partielles ou totales avec gestion des écarts
Factures d’achats liées aux commandes ou aux réceptions
Contrôle automatique des écarts entre commande, réception et facture
Intégration directe avec la comptabilité (écritures générées automatiquement)
Suivi des dépenses par article, fournisseur, famille de produits, ou projet
Rapports détaillés sur les achats, réceptions, factures, dépenses par fournisseur
Alertes en cas de retards de livraison ou de dépassements budgétaires

Exemple de commande d’achat avec fournisseur et articles associés

Facture d’achat liée à une réception

Stocks

Le module Stocks de ProSuite vous permet de gérer avec précision vos mouvements de marchandises, qu’il s’agisse de ventes, d’achats, de transferts internes ou d’ajustements manuels. Il vous aide à réduire les ruptures, optimiser vos niveaux de stock, et suivre vos produits en temps réel, sur plusieurs entrepôts ou sites.

Multi-entrepôts avec gestion des emplacements (par site, point de vente ou magasin)
Suivi des quantités en temps réel pour chaque article
Entrées et sorties de stock manuelles ou déclenchées par les ventes / achats
Transferts entre entrepôts avec validation et traçabilité
Ajustements d’inventaire pour corriger les écarts physiques
Contrôle de stock minimum et maximum avec alertes de réapprovisionnement
Suivi des lots et numéros de série (traçabilité complète si activée)
Valorisation des stocks (PEPS, coût moyen, méthode fixe)
Stock prévisionnel selon les livraisons et commandes en attente
Intégration native avec les modules Ventes, Achats, Production et POS
Rapports dynamiques : disponibilité, rotation, mouvements, historique

Historique des mouvements de stock d’un article

Vue globale de la disponibilité des articles en entrepôt

Production

Le module Production de ProSuite vous permet de planifier, suivre et optimiser toutes vos opérations de fabrication. De la gestion des nomenclatures (BOM) à l’exécution des ordres de fabrication, vous gardez un contrôle total sur vos consommations, coûts et délais.

Gestion des nomenclatures (Bill of Materials) simples ou imbriquées
Création et planification des ordres de fabrication (OF)
Réservation automatique des matières premières à partir des stocks disponibles
Consommation réelle vs prévue des composants
Suivi de la production : début, pause, fin, étapes intermédiaires
Enregistrement des produits finis avec quantités et coûts réels
Gestion des centres de travail et postes de production
Intégration complète avec la gestion de stock, achats et ventes
Valorisation automatique du coût de production
Rapports de performance : productivité, rendement, écarts de coûts

Exemple de nomenclature de fabrication

Suivi d’un ordre de fabrication en cours

Ressources Humaines & Paie

Le module Ressources Humaines & Paie de ProSuite vous permet de centraliser la gestion administrative de vos employés et de produire des bulletins de paie conformes à votre réglementation locale. Il offre une vision claire de vos effectifs, de leur cycle de vie, des présences, absences, performances et traitements mensuels.

Dossiers employés complets avec documents, informations RH, et historique
Contrats de travail avec dates, durées, salaires et conditions
Gestion des présences et des absences (congés, maladies, permissions)
Déclaration et validation des heures travaillées ou heures supplémentaires
Évaluation des performances avec grilles de notation personnalisées
Processus de recrutement avec suivi des candidatures
Calcul de paie automatique avec primes, retenues, impôts, cotisations sociales
Génération de bulletins de paie par employé ou en masse
Export des écritures de paie vers la comptabilité
Rapports sur les charges sociales, effectifs, masse salariale, etc.
Possibilité d'intégrer un portail RH pour les demandes internes (congés, fiche de paie, etc.)

Exemple de fiche employé avec contrat et historique

Bulletin de paie généré automatiquement

Gestion des actifs

Le module Gestion des actifs de ProSuite permet de suivre précisément l’ensemble de vos immobilisations : biens matériels, équipements, véhicules, matériels informatiques… Il vous aide à contrôler les affectations, automatiser les calculs d’amortissement, prévoir les remplacements et assurer une bonne traçabilité.

Enregistrement de tous les actifs (valeur, date d’acquisition, fournisseur, localisation...)
Suivi du cycle de vie : acquisition, transfert, revalorisation, cession
Amortissement automatique selon la méthode et la durée choisies
Planification des réévaluations ou des déclassements
Suivi des transferts d’un site ou d’un employé à un autre
Intégration avec la comptabilité pour le calcul des dotations et sorties
Suivi de la maintenance préventive et corrective (optionnel avec module Maintenance)
Rapports sur les actifs par catégorie, localisation, statut ou valeur nette

Fiche d’un actif avec historique, amortissement et statut

Plan d’amortissement généré automatiquement

Qualité

Le module Qualité de ProSuite vous permet de mettre en œuvre une démarche de contrôle et d’amélioration continue dans vos processus. Il facilite la gestion des contrôles qualité, le traitement des non-conformités, le suivi des audits internes et la définition d’actions correctives.

Plans de contrôle qualité par produit, processus ou fournisseur
Points de contrôle automatisés sur les réceptions, fabrications ou expéditions
Rapports de contrôle avec validation ou rejet
Gestion des non-conformités avec enregistrement, catégorisation et analyse
Actions correctives et préventives (CAPA)
Suivi des audits qualité internes avec rapports et responsables désignés
Historique qualité sur chaque article ou fournisseur
Indicateurs qualité personnalisables (taux de rejet, conformité, etc.)

Formulaire de contrôle qualité en réception

Fiche de non-conformité avec actions correctives

Administration & Outils système

ProSuite intègre un ensemble d’outils puissants pour administrer, configurer, sécuriser et surveiller votre système. Ces outils permettent aux administrateurs de gérer les utilisateurs, les rôles, les permissions, les automatisations, les sauvegardes, et plus encore, sans compétence technique poussée.

Gestion des utilisateurs, rôles, profils d’accès et permissions fines
Paramétrage de l’instance (logo, en-têtes, dates, devise, langues, fuseau horaire...)
Gestion des flux de travail (workflow) personnalisables par document
Création de règles automatiques (assignation, notifications, alertes)
Planification de tâches récurrentes (emails, impressions, traitements)
Historique des modifications sur chaque document (audit log)
Sauvegardes automatiques et export de données
Console d’administration avec journal système et configuration avancée
Traductions multilingues et personnalisation de l’interface utilisateur
Paramétrage des emails sortants et entrants avec modèles

Liste des utilisateurs avec rôles et restrictions

Exemple de paramétrage global du système

Personnalisations & Extensions

ProSuite est conçu pour s’adapter à vos processus, sans nécessiter de développements lourds. Grâce à ses outils de personnalisation sans code et à ses capacités d’extension, vous pouvez faire évoluer votre système selon vos besoins spécifiques, à votre rythme.

Ajout de champs personnalisés sur tous les formulaires (avec conditions d’affichage)
Création de formulaires sur mesure (Custom DocTypes) pour vos besoins spécifiques
Personnalisation de la disposition des écrans (formulaires, colonnes, sections)
Scripts clients pour automatiser des actions sans modifier le cœur du logiciel
Règles conditionnelles : champs obligatoires, visibles, cachés ou calculés
Impressions personnalisées avec éditeur visuel ou HTML
Création de rapports personnalisés avec filtres dynamiques
Importation et exportation de données en masse (Excel, CSV)
Création d’applications modulaires (extensions avancées via Frappe Framework)
API REST intégrée pour connecter ProSuite à vos applications externes

Ajout de champs personnalisés sur un formulaire

Exemple de script client pour une logique conditionnelle

Ventes

Le module Ventes de ProSuite permet de gérer tout le cycle commercial, de la génération du devis à la livraison, en passant par la facturation. Il est parfaitement intégré avec la gestion des stocks, la comptabilité et le CRM pour vous offrir une vision complète de vos activités commerciales.

Création de devis avec personnalisation, conditions de paiement et remises
Transformation directe du devis en commande client puis en facture
Commandes clients avec suivi des statuts, quantités et livraisons
Bons de livraison générés automatiquement à partir des commandes
Facturation automatique ou manuelle avec liaison comptable
Politique tarifaire avancée : prix par client, par segment ou par période
Remises, taxes, frais configurables par article ou document
Suivi des paiements partiels ou complets des clients
Tableaux de bord de suivi des ventes, top clients, produits les plus vendus
Automatisation via alertes, rappels ou assignations d’équipe

Commande client générée depuis un devis

Facture de vente avec paiement et statut

CRM (Gestion de la relation client)

Le module CRM de ProSuite vous aide à structurer et automatiser votre prospection, à suivre vos opportunités commerciales et à gérer efficacement les relations avec vos clients potentiels. Il permet à vos équipes commerciales de travailler avec méthode et visibilité, tout en gardant trace de chaque interaction.

Enregistrement des leads provenant de formulaires, salons, appels, campagnes…
Qualification et conversion automatique en client ou opportunité
Suivi des opportunités avec étapes commerciales personnalisables
Activités commerciales planifiées : appels, emails, réunions, tâches
Calendrier partagé pour les commerciaux et rappels d’actions
Suivi des échanges par client (journal de contact et historique)
Attribution automatique des prospects selon règles ou zones géographiques
Indicateurs commerciaux : taux de conversion, pipeline des ventes, objectifs
Intégration directe avec les modules Ventes, Email et Support
Portail de soumission de leads possible depuis le site web

Pipeline des opportunités commerciales par étape

Fiche d’un prospect avec historique des interactions

Gestion des projets

Le module Gestion des projets de ProSuite vous permet d’organiser, planifier et suivre toutes vos activités projet de manière structurée. Il vous aide à coordonner vos équipes, suivre les délais, les budgets et les livrables, tout en gardant une trace claire des tâches réalisées.

Création de projets avec jalons, tâches, affectations et budgets
Suivi des tâches avec échéances, priorités, commentaires et pièces jointes
Vue Gantt intégrée pour la planification temporelle
Tableau Kanban pour l’organisation agile ou par statut
Suivi du temps passé sur chaque tâche ou projet (timesheets)
Portail collaboratif avec assignations et validations
Rattachement à un client pour les projets facturables
Indicateurs de pilotage : avancement, temps consommé vs estimé
Liens directs avec les modules Ventes, Achats, RH et Facturation
Historique complet des modifications et actions réalisées

Vue Gantt d’un projet avec jalons et tâches

Tâche projet avec description, échéance et utilisateur assigné

Support (Service client & Helpdesk)

Le module Support de ProSuite vous permet de centraliser et suivre toutes les demandes de vos clients ou utilisateurs internes : assistance, réclamations, SAV, incidents techniques… Il structure la gestion des tickets avec un système de priorités, d’historique et de communications intégrées.

Portail de soumission de tickets (site web ou utilisateur interne)
Catégorisation des demandes par type, gravité, produit ou service concerné
Attribution automatique ou manuelle à un agent ou une équipe
Notifications par email lors de l’ouverture, de la réponse ou de la résolution
Historique des échanges visible dans chaque ticket
Suivi des statuts (ouvert, en cours, résolu, fermé)
Vue Kanban pour le pilotage des tickets par statut ou priorités
SLA (engagements de délais) paramétrables pour chaque type de ticket
Rapports sur les performances du support (temps de réponse, taux de résolution, etc.)
Intégration CRM pour relier les tickets au client ou à une opportunité commerciale

Fiche de ticket avec statut, historique et réponse

Vue Kanban des tickets selon leur état d’avancement

Support (Service client & Helpdesk)

Portail de soumission de tickets (site web ou utilisateur interne)
Catégorisation des demandes par type, gravité, produit ou service concerné
Attribution automatique ou manuelle à un agent ou une équipe
Notifications par email lors de l’ouverture, de la réponse ou de la résolution
Historique des échanges visible dans chaque ticket
Suivi des statuts (ouvert, en cours, résolu, fermé)
Vue Kanban pour le pilotage des tickets par statut ou priorités
SLA (engagements de délais) paramétrables pour chaque type de ticket
Rapports sur les performances du support (temps de réponse, taux de résolution, etc.)
Intégration CRM pour relier les tickets au client ou à une opportunité commerciale

Fiche de ticket avec statut, historique et réponse

Vue Kanban des tickets selon leur état d’avancement

Site Web & E-commerce

ProSuite intègre nativement un CMS complet pour créer votre site vitrine, votre catalogue produits ou une boutique en ligne avec panier d’achat. Vous pouvez personnaliser vos pages, publier des articles de blog, afficher vos produits et accepter des commandes en ligne sans passer par un prestataire externe.

Création de pages web avec blocs visuels, boutons et formulaires
Gestion de menus, thèmes, polices et couleurs depuis l’interface
Publication de produits depuis la fiche article (description, photos, prix...)
Boutique en ligne avec panier d’achat, taxes et frais de livraison
Commande client en ligne générée automatiquement dans le module Ventes
Blog intégré pour publier vos actualités, tutoriels, nouveautés produits
Formulaires de contact ou de devis liés au CRM
URL SEO-friendly, balises, métadonnées et sitemap automatique
Multi-langue et multi-site si besoin (sous-domaines par entité)
Statistiques d’audience et intégration possible avec Google Analytics

Page d’accueil personnalisée avec blocs visuels

Boutique en ligne avec produits, filtres et panier

Point de vente (POS)

Le module Point de vente de ProSuite transforme n’importe quel poste ou tablette en caisse enregistreuse intelligente. Il est idéal pour les commerces de détail, les mini-boutiques, les kiosques et marchés, avec ou sans connexion internet. Les ventes sont automatiquement liées à votre stock, comptabilité et rapports.

Interface tactile fluide et simple à utiliser
Vente rapide d’articles avec ou sans lecture de code-barres
Recherche instantanée par nom, code ou catégorie
Ajout automatique des taxes, remises, frais divers
Paiement multiple : espèces, carte, mobile money, bons
Tickets de caisse imprimables ou envoyés par email
Mode hors ligne : fonctionne sans internet, synchronisation automatique dès reconnection
Intégration automatique avec le stock et la comptabilité
Gestion de plusieurs points de vente, utilisateurs et caisses
Rapports de caisse, ventes par caissier, historique des transactions

Interface de caisse avec sélection rapide d’articles

Ticket de vente généré au POS

Domaines spécifiques

ProSuite peut être adapté à une grande diversité de secteurs d’activité grâce à son architecture modulaire. Des fonctionnalités spécifiques sont disponibles ou développables sur mesure pour répondre aux besoins particuliers des métiers comme la santé, la microfinance, le transport, l’assurance, l’éducation, etc.

Santé : gestion des consultations, dossiers patients, ordonnances, laboratoires et actes médicaux
Microfinance : gestion des comptes, épargnes, prêts, cotisations et reporting BCEAO
Transport & logistique : suivi des livraisons, enlèvements, itinéraires, affectation des véhicules
Éducation : gestion des élèves, inscriptions, bulletins, frais de scolarité et emplois du temps
Assurance : production de polices, gestion des sinistres, suivi des primes, relations assurés
Commerce de proximité : caisse ultra-simple, clients prépayés, fidélité et remises
Distribution de services : revente de crédits de communication, services bancaires ou digitaux
Modèles sur mesure développables pour tout métier spécifique, grâce à la plateforme extensible de ProSuite

Exemple d’un module métier : Dossier patient et consultation en santé

Suivi des comptes clients et prêts dans un module microfinance